Sistema de Gestão Eletrônica está sendo desenvolvido para auxiliar na grande quantidade de documentos

 

A Powerlogic, por meio da Companhia de Tecnologia da Informação do Estado de Minas Gerais, a Prodemge, disponibilizou em fevereiro o primeiro módulo do sistema de Gestão Eletrônica para a Cidade Administrativa de Minas Gerais. Seu objetivo é proporcionar maior rastreabilidade, confidenciabilidade e garantia de entrega da grande massa documental que se acumulará após a inauguração do complexo.


A construção na Cidade Administrativa no bairro Serra Verde vai abrigar, em um espaço de 270 mil metros quadrados, a sede do governo, secretarias de estado, além de outras unidades de apoio, e trará um aumento na capacidade de recebimento, entrega e trâmites de documentos físicos e eletrônicos. O projeto consiste ainda em seis edificações, que terão a presença de 17 mil servidores públicos, 10 mil freqüentadores – entre visitantes e prestadores de serviços- e uma solução única de rede multiserviço. Além disso, os sistemas de segurança serão suportados com infraestrutura de rede, utilização de QoS para priorizar tipo de serviços e interface entre a Wide e a Local Area Network.



Os benefícios

Para os usuários desse sistema GED, os benefícios serão:

- Registro de recebimento de documentos pelos Órgãos do Estado, e também da movimentação de documentos físicos entre diferentes Órgãos.

- Flexibilidade para tratar documentos digitais nativos, documentos obtidos a partir da digitalização de documentos em papel, e referenciar documentos em papel, microfilme e armazenados em outras mídias como CDs.

- Flexibilidade do sistema para que cada instituição cadastre seus conjuntos de documentos, definindo, inclusive, os metadados e atributos desses documentos.

- Suporte do sistema para a padronização dos documentos utilizados pelas instituições e suas unidades, com a definição de atributos, metadados e templates para os documentos.

- Organização dos documentos armazenados no sistema e suporte à organização dos documentos arquivados externamente em repositórios e pastas.

- Possibilidade de compartilhamento de documentos eletrônicos ou digitalizados para acesso entre diferentes Órgãos do Estado.

- Auxílio no monitoramento do processo de preservação de documentos eletrônicos e físicos, garantindo acessibilidade contínua a esses documentos.

- Redução do custo de armazenamento de documentos com a utilização de mídias mais baratas, com maiores capacidades de armazenamento, e que possuam custos de manutenção menores.

- Auxílio no monitoramento do espaço para guarda de documentos armazenados no sistema e arquivados externamente.

- Redução no consumo de papel através do armazenamento de documentos em mídias eletrônicas.

- Prover um histórico de toda a circulação do documento entre os setores das Secretarias do Estado e permitir a geração e manutenção de cópias de segurança.

- Recuperação da informação em caso de acidentes, imprevistos, fenômenos da natureza, através de restauração dos arquivos.

- Fornecer evidência em caso de litígios.

“O sistema, em jCompany 5.1.4, está sendo desenvolvido há dois meses e ainda restam 900 pontos de função a serem implementados”, diz Vinícius Ferreira, Coordenador do Projeto.